Cómo calcular el coste por entrega en distribución

El coste por entrega es uno de los indicadores más útiles para analizar una operación de distribución.

Permite saber cuánto cuesta realmente entregar cada pedido y ayuda a detectar si una ruta, una zona, un cliente o un modelo de reparto está siendo eficiente.

Muchas empresas conocen el coste total de transporte, pero no siempre tienen claro cuánto les cuesta cada entrega. Sin ese dato, es difícil saber si una planificación está funcionando bien o si existen ineficiencias ocultas.

Calcular el coste por entrega no consiste solo en dividir el gasto total entre el número de pedidos. Esa puede ser una primera aproximación, pero en logística real conviene tener en cuenta más factores.

Qué es el coste por entrega

El coste por entrega representa el coste medio necesario para realizar una entrega, recogida o servicio.

Puede calcularse de forma general para toda la operación o de forma más detallada por ruta, vehículo, zona, cliente, tipo de pedido o periodo.

Por ejemplo, una empresa puede analizar:

Coste medio por entrega diaria.
Coste por entrega de cada ruta.
Coste por entrega por zona geográfica.
Coste por entrega por cliente.
Coste por entrega por tipo de vehículo.
Coste por entrega de pedidos urgentes.

Este indicador ayuda a comparar y tomar decisiones.

Si una zona tiene un coste por entrega muy alto, puede ser necesario revisar la frecuencia de reparto, la asignación de vehículos, la agrupación de pedidos o las condiciones de servicio.

Fórmula básica

La fórmula más sencilla es:

Coste por entrega = coste total de distribución / número de entregas realizadas

Por ejemplo, si una jornada de distribución cuesta 1.000 euros y se realizan 200 entregas, el coste medio por entrega sería de 5 euros.

Esta fórmula es fácil de entender, pero puede ocultar diferencias importantes.

No todas las entregas consumen los mismos recursos. Una entrega cercana, rápida y agrupada con otras no tiene el mismo coste que una entrega lejana, urgente o con mucho tiempo de descarga.

Por eso, conviene descomponer el coste total en varias partes.

Costes fijos

Los costes fijos son aquellos que existen aunque el vehículo recorra pocos kilómetros.

Pueden incluir:

Coste del vehículo.
Amortización.
Seguro.
Mantenimiento fijo.
Salario del conductor.
Costes administrativos.
Costes de estructura.

Estos costes deben repartirse entre las entregas realizadas, pero no siempre de forma uniforme.

Si un vehículo realiza muchas entregas en una ruta compacta, el coste fijo por entrega será menor. Si realiza pocas entregas en una zona dispersa, el coste fijo por entrega será mayor.

Por eso, mejorar la ocupación y productividad de los vehículos puede reducir notablemente el coste por entrega.

Costes variables

Los costes variables dependen directamente de la actividad realizada.

Los más habituales son:

Combustible.
Peajes.
Kilómetros recorridos.
Horas extra.
Mantenimiento asociado al uso.
Dietas o costes adicionales.
Penalizaciones por retrasos.
Reentregas.

Estos costes aumentan cuando las rutas son más largas, menos eficientes o generan incidencias.

Reducir kilómetros, tiempos de espera y entregas fallidas ayuda a disminuir el coste variable por entrega.

Coste por kilómetro y coste por hora

Para calcular mejor el coste por entrega, es útil separar dos componentes:

Coste por kilómetro.
Coste por hora.

El coste por kilómetro refleja el impacto de la distancia: combustible, desgaste, mantenimiento variable o peajes.

El coste por hora refleja el uso del vehículo y del conductor: tiempo de conducción, esperas, carga, descarga y jornada de trabajo.

Esta separación es importante porque una ruta puede tener pocos kilómetros, pero mucho tiempo de espera. También puede ocurrir lo contrario: una ruta larga, pero fluida y con entregas rápidas.

Mirar solo la distancia puede llevar a conclusiones incorrectas.

Entregas fallidas y reintentos

Las entregas fallidas tienen un impacto importante en el coste por entrega.

Cuando un pedido no se puede entregar, el coste de esa visita ya se ha producido: el vehículo se ha desplazado, el conductor ha dedicado tiempo y la ruta se ha visto afectada.

Si además hay que realizar un segundo intento, el coste aumenta todavía más.

Por eso, el coste real por entrega debe tener en cuenta incidencias como:

Cliente ausente.
Horario incorrecto.
Dirección incorrecta.
Mercancía no preparada.
Problemas de acceso.
Rechazo de entrega.

Reducir entregas fallidas es una de las formas más directas de mejorar la eficiencia de distribución.

Tiempos de espera y descarga

El tiempo de servicio en cada cliente también influye en el coste.

Dos entregas con la misma distancia pueden tener costes muy distintos si una se realiza en cinco minutos y otra requiere media hora.

Los tiempos de espera, carga y descarga consumen recursos y pueden limitar el número de entregas que un vehículo puede realizar durante la jornada.

Por eso, una planificación eficiente debe considerar tiempos reales de servicio, no solo distancias.

Cuando se tienen datos históricos, es posible estimar mejor estos tiempos y calcular costes más ajustados por cliente, zona o tipo de pedido.

Coste por entrega y densidad de reparto

La densidad de reparto tiene un efecto directo en el coste por entrega.

Una zona con muchos pedidos próximos entre sí suele tener un coste por entrega menor, porque el vehículo puede realizar más entregas con menos desplazamiento relativo.

En cambio, una zona dispersa o con pocos pedidos puede elevar mucho el coste medio.

Este análisis ayuda a tomar decisiones como:

Cambiar frecuencias de reparto.
Agrupar entregas por días.
Revisar condiciones comerciales.
Modificar zonas de distribución.
Subcontratar determinadas rutas.
Ajustar importes mínimos de pedido.

El coste por entrega no solo sirve para medir logística. También puede aportar información comercial y estratégica.

Cómo ayuda la optimización de rutas

La optimización de rutas ayuda a reducir el coste por entrega actuando sobre varias variables al mismo tiempo.

Puede reducir kilómetros innecesarios, mejorar la agrupación de pedidos, evitar solapamientos entre vehículos, equilibrar rutas y aprovechar mejor la capacidad de la flota.

También puede ayudar a cumplir ventanas horarias y reducir esperas o incidencias.

La clave está en que el coste por entrega no depende de un único factor. Depende de cómo se combinan pedidos, vehículos, horarios, capacidades y restricciones.

Un software de optimización permite analizar muchas alternativas y elegir la planificación con mejor equilibrio entre coste y servicio.

Indicadores complementarios

El coste por entrega es muy útil, pero conviene analizarlo junto con otros indicadores.

Algunos indicadores complementarios son:

Kilómetros por entrega.
Entregas por ruta.
Entregas por vehículo.
Coste por kilómetro.
Coste por hora.
Porcentaje de entregas a tiempo.
Entregas fallidas.
Ocupación media de vehículos.
Tiempo medio de servicio.

Estos indicadores ayudan a entender por qué el coste por entrega sube o baja.

Por ejemplo, si el coste aumenta, puede deberse a más kilómetros, más esperas, menor densidad de pedidos, más incidencias o peor uso de la flota.

Conclusión

Calcular el coste por entrega permite entender mejor la eficiencia real de una operación de distribución.

No basta con mirar el coste total. Es necesario analizar cómo se reparte ese coste entre pedidos, rutas, vehículos, zonas y clientes.

Para hacerlo correctamente, conviene tener en cuenta costes fijos, costes variables, kilómetros, horas, tiempos de servicio, entregas fallidas y densidad de reparto.

Una buena planificación logística puede reducir el coste por entrega sin empeorar el servicio, optimizando rutas, agrupando mejor pedidos y aprovechando mejor los recursos disponibles.

Con LOGISPLAN, la experiencia de Evolution Algorithms en optimización logística ayuda a transformar datos de rutas, vehículos y costes en decisiones orientadas a reducir el coste real por entrega.